[ Pobierz całość w formacie PDF ]

w czasie rzeczywistym, czy kable CAT6, trzeba dysponować planem działania, koncentrować się
na swoich zadaniach niemal jak wiązka lasera i dokumentować wykonane prace. W jaki sposób
przygotować plan? Oto niezawodna, sprawdzona metoda, złożona z sześciu kroków:
1. Zdefiniowanie celu badań w formie pisemnej. Zapisanie zwięzłej definicji zagadnienia
projektu jest pomocne w przygotowaniu się do realizowanych badań. Definicja ta określa
ogólny cel projektu i jest pomocna w uzyskaniu koncentracji, będącej gwarancją sukcesu.
W trakcie badań należy pamiętać o tej definicji. W przeciwnym razie w trakcie badań
Rozdział 2. Planowanie projektu 61
będziesz błąkał się jak w ciemnym lesie. Definicja zagadnienia projektu jest także
określana mianem  oceny stanu obecnego i przyszłego ,  oceny potrzeb , a nawet
 zakresu rozwiązania . Bez względu na nazwę dokument ten wyznacza cel badań.
2. Określenie zasobów, jakie będą wykorzystywane w trakcie badań. Należy sporządzić listę
miejsc, w których znajdują się potrzebne Ci informacje. Nie ma to na celu odrzucenia
jakichkolwiek z
ródeł informacji, ale zebranie dostępnych z
ródeł i uporządkowanie ich
według priorytetów. Do z
ródeł można zaliczyć:
Aktywa procesów organizacyjnych, takie jak informacje archiwalne, akta dotyczące
projektów wdrażanych w przeszłości oraz dokumentacja dotycząca doświadczenia
w obsłudze konkretnej technologii.
Opinie specjalistów, konsultantów, ekspertów branżowych i fachowców
zatrudnionych w organizacji.
Kompetentne strony internetowe o odpowiedniej jakości.
Określone czasopisma branżowe.
Książki informatyczne bezpośrednio związane z tematem.
Broszury dostawców.
3. Delegowanie. Jeśli projekt będzie realizowany przez zespół, należy w trakcie badań
skorzystać z jego pomocy. Umiejętności i doświadczenie członków zespołu będą niezbędne
przy określaniu najlepszego rozwiązania umożliwiającego osiągnięcie celu projektu.
Po podzieleniu planu na wiele komponentów należy przydzielić część badań członkom
zespołu. Wiele rąk może odciążyć jedną osobę, a plan jest tworzony przez sumiennych
i kompetentnych pracowników.
4. Rozpoczęcie badań. Należy rozpocząć zapoznawanie się ze z
ródłami i zapisywać
spostrzeżenia. W przypadku korzystania z internetu ważne jest tworzenie zakładek
do znalezionych stron, które uznasz za przydatne. Nie ma nic gorszego niż świadomość,
że gdzieś istnieje znakomita strona, ale nie pamiętasz, gdzie i kiedy ją widziałeś. Warto
też zapisywać numery stron wykorzystanych książek i czasopism, na których znajdowały
się potrzebne informacje. Takie rejestrowanie będzie pomocne na etapie formalizowania
planu projektu.
5. Organizowanie i dokumentowanie. Kompiluj wszystkie informacje zebrane przez Ciebie
i Twój zespół. Jest to zalążek studium wykonalności. Kluczową umiejętnością w zarządzaniu
jest zdolność do organizowania i uzyskiwania w krótkim czasie żądanych informacji.
System zarządzania wiedzą jest idealnym rozwiązaniem dla każdego kierownika projektu,
ponieważ pomaga w szybkim ocenianiu informacji.
6. Ocenianie i kontynuowanie badań. Po zakończeniu badań powinieneś stwierdzić,
czy zebrane dane są tym, co chciałeś znalez
ć. Jeśli tak, czas na przejście do następnego
etapu planowania projektu. W przeciwnym razie trzeba dalej prowadzić badania, wykonując
tych samych sześć kroków.
62 Zarządzanie projektami IT
Taka metoda badań jest prosta i bezpośrednia, ale pozwala uzyskać odpowiednie wyniki. Kluczo-
wym elementem jest czas. Nie wolno przedłużać badań w nieskończoność. Oczywiście jakość
wymaga czasu, ale aby dojść do kroku 5., należy ustalić termin zakończenia badań. Jak widać na
rysunku 2.1, kroki umożliwiające udane zakończenie badań również są powiązane z opracowa-
nym terminarzem.
Rysunek 2.1.
Zarządzanie
czasem decyduje
o efektywności badań
Określanie potrzeb biznesowych
Projektów nie realizuje się dla zabawy. Decyzja o zainwestowaniu kapitału przedsiębiorstwa
w dane przedsięwzięcie musi wynikać z istnienia wyraz
nej potrzeby biznesowej. Projekty infor-
matyczne często są ryzykowne  przynoszą efekty niezgodne z oczekiwaniami, czasem dochodzi
do opóz
nień w ich realizacji i przekraczania budżetu, a czasem w ogóle nie udaje się ich ukończyć.
Nawet najlepszy kierownik projektu może borykać się z zagrożeniami, problemami i nieprzewi- [ Pobierz całość w formacie PDF ]